Dataskyddsbeskrivning

Olof och Siri Granholms stiftelse
för den svenskösterbottniska litteraturen sr
Dataskyddsbeskrivningen har skapats i enlighet med bestämmelserna i EU:s
dataskyddsförordning General Data Protection Regulation, GDPR.

Personuppgiftsansvarig
Olof och Siri Granholms stiftelse för den svenskösterbottniska litteraturen sr
(i fortsättningen Stiftelsen)
FO-nummer: 0659904-2
Postadress: c/o Bertel Nygård, Strandvägen 1686, 66100 Malax
Mejladress: bertel.nygard@pp.malax.fi
Telefon: 050 5463920

Personuppgiftsbiträde
Bertel Nygård, Stiftelsens sekreterare och skattmästare (kontaktuppgifter
ovan)

Personregister och deras användning
- Register över enskilda personer som sökt stipendium
Registret är avsett för hantering av ansökningar, för utvärdering och
för beviljande av stipendium respektive avslag.
En del fakta i ansökningarna som är av statistisk och historisk
betydelse arkiveras utan tidsbegränsning, men i det fallet tas endast
den sökandes namn med och inga andra personuppgifter.
- Register över kontaktpersoner i organisationer, institutioner och
arbetsgrupper som sökt understöd
Registret är en motsvarighet till registret över enskilda sökande.
- Utlämning av personuppgifter
- Personuppgifter lämnas ut i ytterst begränsad omfattning.
- Stiftelsens styrelseledamöter har tillgång till uppgifterna.
- Bokföringsbyrå Tärnan (Skillnadsgatan 11 A, 3 vån, 00130
Helsingfors) får personuppgifter gällande dem som beviljats belopp på
1000 euro eller mer, för redovisning till Skatteverket.

- Stiftelsen har visst samarbete med Svenska kulturfonden för att
undvika onödig överlappning och sprida stipendierna till så många
sökande som möjligt. I praktiken går det till så att Stiftelsens
sekreterare har ett möte med Kulturfondens ombudsman i Österbotten
och samstämmer utdelningen. I diskussionen kan personuppgifter
behövas, dock endast marginellt.

Grund för hanteringen av registren
Stiftelsen hanterar personuppgifterna utgående från ett aktivt samtycke av de
sökande i ansökningsblanketten, vilket ger Stiftelsen rätt att på webbplatsen
och i allmänna massmedier publicera stipendiatens namn, stipendiets
ändamål och stipendiets storlek. När det gäller organisationer, som fått
understöd, publiceras inga uppgifter om kontaktpersonerna.
I ett fall bygger det på avtal, med Bokföringsbyrå Tärnan.
Allmänt grundar sig behandlingen på Stiftelsens berättigade intresse.
Vid arkiveringen av statistiskt och historiskt intressanta uppgifter kan
allmänintresse anföras som grund.

Personuppgifternas karaktär
Uppgifter som Stiftelsen samlar in i samband med enskilda personers
stipendieansökningar är:
- Namn
- Yrke eller titel
- Gatuadress
- Postnummer
- Postadress
- Telefonnummer
- E-postadress
- Bankkontonummer
Vid ansökningar från organisationer, arbetsgrupper och institutioner samlar
Stiftelsen in motsvarande personuppgifter för kontaktpersonen, frånsett
bankkontonumret som i regel är organisationens.

Lagring av personuppgifter
Stiftelsen lagrar sina handlingar, inklusive de utprintade ansökningarna, i ett
säkert arkiv genom att hyra in sig i Malax museiförenings arkivhus på
Brinken i Yttermalax. Ansökningarna lagras också elektroniskt i
sekreterarens dator och flyttas över till usb-minnen, som förvaras i nämnda
arkivhus. Ansökningarna, både de som lett till understöd och de som inte gjort det,
arkiveras i 5 år. Därefter sparas enbart listor med namn, benämning på
projektet som fått eller inte fått understöd, och beloppets storlek. Stiftelsen
anser sig ha ett berättigat intresse av att kunna se tillbaka på den sökandes
"historia" när senare ansökningar lämnas in.
Stiftelsen publicerar namnen på stipendiater och understödda organisationer
på Stiftelsens webbplats och i allmänna massmedier. Publiceringen grundar
sig på allmänintresset. Samhället måste få uppgifter om hur Stiftelsen
använder sin egendom. Stiftelsen begär den sökandes samtycke till detta i
ansökningsformuläret på webben. Fritt formulerade ansökningar tas inte
längre emot.

Den registrerades rättigheter
- Den registrerade har rätt att få veta vilka personuppgifter som finns
lagrade hos Stiftelsen.
- Om den registrerade upptäcker felaktiga eller bristfälliga uppgifter har
han/hon rätt att kräva ändringar genom att lämna in en skriftlig
begäran.
- Om den registrerade anser att Stiftelsen behandlat informationen
lagstridigt har han/hon rätt att motsätta sig hanteringen av uppgifterna.
- Den registrerade har rätt att kräva radering av personuppgifter, dock
inte om det försvårar för Stiftelsen att fullfölja sina lagstadgade
skyldigheter.
- Den registrerade har rätt att anföra besvär hos tillsynsmyndigheten,
Patent- och registerstyrelsen, om han/hon anser att Stiftelsen inte har
följt dataskyddsregleringen.

Syftet med GDPR och Dataskyddsbeskrivningen
EU-förordningen har kommit till för att man vill skydda enskilda
medborgares personuppgifter, så att dessa inte ska kunna missbrukas. GDPR
är i grunden en bra EU-förordning, även om den ibland kan verka aningen
byråkratisk. I Stiftelsen spelar GDPR ingen större roll, men förordningen
måste tas i betraktande när det gäller de sökandes personuppgifter.
Det viktiga i GDPR är att de som ansöker om stipendier och andra former av
bidrag skyddas från otillbörligt utlämnande av personuppgifter. Stiftelsen
förbinder sig givetvis att följa den nya förordningen.

Uppdatering
Stiftelsens styrelse förbehåller sig rätten att att uppdatera sin
Dataskyddsbeskrivning, när behov föreligger.